ALGEMENE VOORWAARDEN VOXFLOW VOF

Versie 1.1 · Datum: 14/6/2026

1. Definities en toepasselijkheid

1.1 Definities

In deze algemene voorwaarden betekent:

a. Voxflow: Voxflow V.O.F., statutair gevestigd te Lelystad, kantoorhoudende te Karveel 22-01, Lelystad, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42058907, btw-nummer NL869520003B01.

b. Klant: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf en met Voxflow een Overeenkomst aangaat.

c. Dienst: de door Voxflow geleverde AI-gedreven telefonische (klant)service en bijbehorende functionaliteiten, inclusief portals/dashboards, configuraties, integraties en documentatie.

d. Overeenkomst: de overeenkomst tussen Voxflow en Klant met betrekking tot de Dienst.

e. DPA: de verwerkersovereenkomst als bedoeld in artikel 28 AVG.

f. Output: door of via de Dienst gegenereerde of verwerkte resultaten, waaronder transcripties, samenvattingen, classificaties/labels, rapportages en configuratievoorstellen.

g. Klantgegevens: alle gegevens (waaronder persoonsgegevens) die door of namens Klant in of via de Dienst worden verwerkt.

h. Vertrouwelijke Informatie: alle informatie van een Partij die als vertrouwelijk is aangeduid of waarvan redelijkerwijs duidelijk is dat zij vertrouwelijk is.

i. Pakket: het door Klant afgenomen pakket (Start, Basis of Groei), zoals bevestigd in de offerte/orderbevestiging.

j. Add-on: een aanvullende optie zoals extra integratie, extra nummer, premium stem, extra taal, extra gebruiker of minuten top-ups.

1.2 Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, proefabonnementen/pilots, Overeenkomsten en Diensten van Voxflow. Aanvaarding kan elektronisch plaatsvinden (online akkoord, e-mail of via het klantportaal).

1.3 Afwijkingen

Afwijkingen van deze algemene voorwaarden gelden alleen indien schriftelijk (waaronder elektronisch) door Voxflow bevestigd.

1.4 Geen consumenten

De Dienst wordt uitsluitend aangeboden aan Klanten die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf. Consumentenrechten (waaronder herroepingsrecht) zijn niet van toepassing.

1.5 Rangorde

Bij tegenstrijdigheid geldt de volgende rangorde:

1. Afzonderlijk ondertekende Overeenkomst/offerte/orderbevestiging;

2. DPA;

3. Deze algemene voorwaarden;

4. Overige bijlagen (waaronder Bijlage 1).

1.6 Proefabonnement/pilot

Indien Partijen een proefabonnement of pilot overeenkomen, gelden aanvullende voorwaarden: (i) duur en beperkingen worden vastgelegd in de offerte; (ii) Voxflow mag het proefabonnement tussentijds beëindigen bij misbruik of technische noodzaak; (iii) aansprakelijkheid is beperkt tot het betaalde bedrag met een maximum van €250; (iv) na afloop eindigt het proefabonnement van rechtswege.

2. Dienstverlening

2.1 Inspanningsverplichting

Voxflow levert de Dienst op basis van een inspanningsverplichting. Voxflow garandeert geen ononderbroken, foutloze of volledig veilige beschikbaarheid, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de SLA.

2.2 AI-output en beperkingen

De Dienst gebruikt kunstmatige intelligentie. Door de aard daarvan kan Output onvolledig, onjuist, niet-actueel of niet passend zijn voor het beoogde gebruik.

2.3 Verantwoordelijkheid Klant

Klant blijft volledig verantwoordelijk voor: (i) controle, interpretatie en toepassing van Output, (ii) communicatie met eindklanten, inclusief reserveringen/bestellingen/toezeggingen, en (iii) de juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van aangeleverde gegevens, content en instructies.

2.4 Derdencomponenten en integraties

De Dienst kan afhankelijk zijn van systemen, API's, software en infrastructuur van derden (zoals POS-, CRM- en reserveringssystemen, telecomproviders, cloudproviders en AI-modelleveranciers). Voxflow garandeert niet dat integraties blijvend beschikbaar blijven.

2.5 Geen aansprakelijkheid voor derden

Voxflow is niet aansprakelijk voor storingen, beperkingen, vertragingen of fouten die voortvloeien uit systemen of diensten van derden, behoudens dwingend recht.

2.6 Opschorting/beperking

Voxflow mag de Dienst (gedeeltelijk) opschorten of blokkeren bij niet-tijdige betaling, misbruik, beveiligingsrisico's, technische noodzaak, of op last van bevoegde autoriteiten.

2.7 Telecom; compliance

Klant is verantwoordelijk voor naleving van toepasselijke wet- en regelgeving rondom telecommunicatie, marketingregels (zoals bel-me-niet), en het informeren van bellers over opname, transcriptie of monitoring van gesprekken.

2.8 Geen noodoproepen

De Dienst is niet bedoeld voor noodoproepen of noodhulp (zoals 112). Klant is verantwoordelijk om bellers op passende wijze te informeren.

2.9 Gepland onderhoud

Voxflow mag gepland onderhoud uitvoeren en kondigt dit vooraf aan. Gepland onderhoud telt niet als onbeschikbaarheid onder de SLA.

3. Support en SLA

3.1 Support

Voxflow verleent support via e-mail en/of het klantportaal gedurende kantooruren (maandag t/m vrijdag, 09:00–17:00 uur, Europe/Amsterdam), met uitzondering van erkende feestdagen in Nederland.

3.2 Voorwaarde betaling

Voxflow mag support opschorten indien Klant niet aan zijn betalingsverplichtingen voldoet.

3.3 Incidenten en verzoeken

Voxflow kan meldingen classificeren als Incident (storing of beveiligingsincident) of Service request (wijzigings- of ondersteuningsverzoek).

3.4 Responstijden (best effort)

Zonder SLA streeft Voxflow naar een eerste reactie op supportmeldingen binnen twee (2) werkdagen. Dit betreft een inspanningsverplichting en geen garantie.

3.7 Meerwerk en medewerking

Werkzaamheden buiten de overeengekomen Dienst kunnen als meerwerk worden uitgevoerd tegen een overeengekomen of redelijk uurtarief.

4. Wijzigingen van de Dienst, tarieven en voorwaarden

4.1 Doorontwikkeling

Voxflow mag de Dienst wijzigen of doorontwikkelen, mits de kernfunctionaliteit niet wezenlijk wordt uitgehold.

4.2 Wijziging algemene voorwaarden

Wijzigingen worden ten minste 14 dagen vóór inwerkingtreding elektronisch bekendgemaakt. Bij wezenlijk nadeel mag Klant de Overeenkomst opzeggen.

4.3 Wijziging tarieven (niet-index)

Tariefwijzigingen worden ten minste 14 dagen vóór inwerkingtreding aangekondigd. Klant mag de Overeenkomst opzeggen indien de wijziging niet acceptabel is.

4.4 Indexering (CPI)

Voxflow mag tarieven jaarlijks indexeren op basis van de CPI 'Alle huishoudens (2015=100)' zoals gepubliceerd door het CBS, per 1 januari van elk jaar.

4.5 Voortgezet gebruik

Voortgezet gebruik van de Dienst na ingangsdatum van een wijziging geldt als aanvaarding daarvan.

5. Gebruik en Fair Use

5.1 Belminuten

Inbegrepen belminuten gelden per kalendermaand, zijn niet cumulatief en niet overdraagbaar. Niet-gebruikte minuten vervallen aan het einde van de maand.

5.2 Overschrijding

Overschrijding van inbegrepen minuten wordt automatisch gefactureerd tegen het overeengekomen tarief.

5.3 Verboden gebruik (technisch)

Klant gebruikt de Dienst niet voor: geautomatiseerde oproepen of bulkverkeer (tenzij overeengekomen); systematisch test-, spam- of fraudeverkeer; gebruik in strijd met wet- en regelgeving.

5.4 Verboden content en instructies

Klant zal geen gegevens, content, scripts of instructies gebruiken die onrechtmatig zijn of inbreuk maken op rechten van derden.

5.5 Maatregelen

Bij (vermoeden van) overtreding mag Voxflow het gebruik beperken, aanvullende kosten in rekening brengen en/of de Dienst opschorten.

5.6 Technische limieten

Voxflow mag technische gebruikslimieten instellen of aanpassen indien noodzakelijk voor stabiliteit, veiligheid of continuïteit.

5.7 Meting belminuten

Belminuten worden gemeten op basis van de door de Dienst geregistreerde gespreksduur. De meetgegevens in de logs van Voxflow gelden als leidend bewijs, behoudens tegenbewijs.

6. Contractduur en beëindiging

6.1 Looptijd

De Overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij in de offerte/orderbevestiging uitdrukkelijk een vaste looptijd is overeengekomen.

6.2 Facturatie

Vergoedingen worden vooraf maandelijks gefactureerd. Eenmalige vergoedingen worden gefactureerd bij aanvang en zijn direct opeisbaar.

6.3 Opzegging (maandelijks)

Beide Partijen kunnen de Overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één (1) maand, per einde van de lopende facturatieperiode.

6.4 Niet-betaling

Indien Klant niet tijdig betaalt, is Voxflow gerechtigd na aanmaning de Dienst op te schorten en bij uitblijven van betaling de Overeenkomst te beëindigen.

6.5 Ontbinding wegens tekortkoming

Iedere Partij mag de Overeenkomst ontbinden indien de andere Partij toerekenbaar tekortschiet en nalaat de tekortkoming te herstellen na schriftelijke ingebrekestelling.

6.6 Onmiddellijke beëindiging door Voxflow

Voxflow mag de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij ernstige contractbreuk, misbruik, onrechtmatig gebruik, of schending van artikel 17 (sancties/export).

6.7 Insolventie

In geval van faillissement, surseance of liquidatie van Klant mag Voxflow de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen zonder schadeplichtigheid.

6.8 Gevolgen beëindiging; export en verwijdering

Na beëindiging kan Klant gedurende maximaal 14 dagen Klantgegevens exporteren. Daarna mag Voxflow Klantgegevens verwijderen of anonimiseren, tenzij wettelijke bewaarplichten anders bepalen.

6.9 Back-ups en herstel

Back-ups worden uitsluitend gebruikt voor hersteldoeleinden en worden periodiek overschreven.

7. Vergoedingen en betaling

7.1 Tarieven

Alle tarieven zijn exclusief btw en andere heffingen, tenzij anders vermeld.

7.2 Facturatie

Facturatie vindt vooraf plaats (maandelijks of anderszins zoals overeengekomen).

7.3 Betalingstermijn

Facturen worden betaald binnen veertien (14) dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

7.4 Rente en incassokosten

Bij te late betaling is Klant wettelijke handelsrente verschuldigd en komen redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten voor rekening van Klant.

7.5 Geen opschorting/verrekening

Klant mag betalingsverplichtingen niet opschorten en niet verrekenen met (vermeende) vorderingen op Voxflow, behoudens dwingend recht.

7.6 Factuurbezwaar

Bezwaren tegen facturen worden binnen 14 dagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd gemeld. Bij uitblijven geldt de factuur als aanvaard.

8. Aansprakelijkheid

8.1 Aansprakelijkheidslimiet

De totale aansprakelijkheid van Voxflow is beperkt tot het bedrag dat Klant in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende voorval heeft betaald, met een absoluut maximum van €10.000 per gebeurtenis en €10.000 per kalenderjaar.

8.2 Uitzondering op limiet

De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Voxflow.

8.3 Indirecte schade

Voxflow is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade, dataverlies en bedrijfsstagnatie.

8.4 Geen professioneel advies

Voxflow verstrekt geen juridisch, financieel of anderszins professioneel advies. Klant blijft verantwoordelijk voor beslissingen gebaseerd op de Dienst.

8.5 AI-output

Voxflow is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van onjuiste, onvolledige of niet-actuele Output, behoudens opzet of bewuste roekeloosheid.

8.6 Vervaltermijn

Vorderingen tot schadevergoeding vervallen indien niet binnen twaalf (12) maanden schriftelijk en gemotiveerd bij Voxflow ingediend.

8.7 Samenhangende gebeurtenissen

Samenhangende schadeveroorzakende gebeurtenissen gelden als één gebeurtenis voor toepassing van de aansprakelijkheidslimieten.

9. Vrijwaring

9.1 Vrijwaring door Klant

Klant vrijwaart Voxflow tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit: (i) gebruik van de Dienst door Klant, (ii) door Klant aangeleverde gegevens/instructies/content, (iii) de toepassing van Output door Klant, of (iv) schending van wet- en regelgeving door Klant.

9.2 Melding en verweer

Voxflow informeert Klant redelijkerwijs over een claim en geeft Klant gelegenheid verweer te voeren.

10. Intellectuele eigendom en Output

10.1 Eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de Dienst, software, modellen en documentatie berusten bij Voxflow of haar licentiegevers.

10.2 Licentie

Klant ontvangt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht voor interne bedrijfsdoeleinden gedurende de looptijd van de Overeenkomst.

10.3 Verboden handelingen

Reverse engineering, decompileren, omzeilen van technische beperkingen, hergebruik voor concurrerende diensten, of training van AI-modellen op basis van de Dienst of Output is niet toegestaan.

10.4 Toegestaan hergebruik

Klant mag Output gebruiken als bedrijfsinformatie voor interne doeleinden, mits dit geen training van AI-modellen behelst die concurreren met de Dienst.

10.5 Feedback

Voxflow mag feedback en suggesties van Klant vrij gebruiken voor productontwikkeling zonder vergoeding.

10.6 Output extern gebruik

Klant mag Output ook extern gebruiken, uitsluitend voor eigen rekening en risico, met verantwoordelijkheid voor juistheid en naleving van wet- en regelgeving.

10.7 Geen delen van prompts/configuraties

Klant zal geen niet-openbare prompts, scripts, configuraties of technische informatie van Voxflow delen met derden.

11. IE-inbreuk door de Dienst

11.1 Regeling

Indien de Dienst inbreuk maakt op een intellectueel eigendomsrecht van een derde, zal Voxflow naar eigen keuze: (a) de Dienst aanpassen; (b) een vervangende voorziening beschikbaar stellen; of (c) het getroffen deel beëindigen en vooruitbetaalde vergoedingen voor de resterende periode crediteren.

11.2 Uitsluitingen

Deze regeling geldt niet indien de gestelde inbreuk verband houdt met Klantgegevens, instructies, prompts, configuraties of wijzigingen door Klant.

11.3 Limiet

De aansprakelijkheid van Voxflow onder dit artikel valt binnen de aansprakelijkheidslimieten van artikel 8.

12. Gegevensbescherming (AVG)

12.1 Rollen

Voxflow is verwerker en Klant is verwerkingsverantwoordelijke, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.

12.2 DPA

De DPA maakt integraal onderdeel uit van de Overeenkomst.

12.3 Opnames en transcripties

Voor zover de Dienst gesprekken transcribeert en/of opneemt, gebeurt dit onder verantwoordelijkheid van Klant als verwerkingsverantwoordelijke en in overeenstemming met de DPA.

12.4 Bewaartermijnen

Standaard maximale bewaartermijnen: audio-opnames (indien geactiveerd): max. 30 dagen; transcripties en labels: max. 90 dagen; technische metadata/logs: max. 12 maanden; geaggregeerde statistieken: max. 24 maanden.

12.5 AI-training / verfijning

Voxflow gebruikt Klantgegevens niet voor algemene modeltraining. Klantspecifieke AI-verfijning vindt uitsluitend plaats na expliciete opt-in via een afzonderlijk schriftelijk document.

12.6 Subverwerkers

Voxflow mag subverwerkers inschakelen conform de DPA en sluit passende verwerkersafspraken conform artikel 28 AVG.

12.7 Beveiliging

Voxflow treft passende technische en organisatorische maatregelen conform artikel 32 AVG, zoals nader uitgewerkt in de DPA.

12.8 Datalekken

Voxflow informeert Klant zonder onredelijke vertraging na ontdekking van een datalek conform de DPA.

13. Geheimhouding

13.1 Verplichting

Partijen houden Vertrouwelijke Informatie geheim en gebruiken deze uitsluitend voor uitvoering van de Overeenkomst.

13.2 Need-to-know

Een Partij mag Vertrouwelijke Informatie uitsluitend delen met medewerkers en/of ingeschakelde derden die deze informatie nodig hebben voor uitvoering van de Overeenkomst.

13.3 Uitzonderingen

Geheimhouding geldt niet voor informatie die: (a) openbaar was; (b) rechtmatig van een derde is verkregen; (c) onafhankelijk is ontwikkeld; of (d) openbaar moet worden op grond van wet of rechterlijk bevel.

13.4 Duur

De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de Overeenkomst en tot drie (3) jaar na beëindiging, of langer voor informatie die naar haar aard vertrouwelijk blijft.

14. Naleving wet- en regelgeving

14.1 Naleving

Klant gebruikt de Dienst in overeenstemming met alle toepasselijke wet- en regelgeving en draagt zorg voor alle benodigde informatieverstrekking aan en toestemming van eindklanten.

14.2 Geen vertegenwoordiging/agentschap

Voxflow treedt niet op als lasthebber, agent of vertegenwoordiger van Klant.

14.3 Geen resultaatgarantie

Voxflow garandeert geen specifieke resultaten, waaronder geen omzet-, conversie-, klanttevredenheids- of kostenbesparingsresultaten.

15. Elektronische communicatie en bewijs

15.1 Elektronische communicatie

Communicatie kan rechtsgeldig plaatsvinden via elektronische middelen (zoals e-mail en klantportalen), tenzij dwingend recht anders bepaalt.

15.2 Logs/administratie

Door Voxflow bijgehouden logs en administraties leveren bewijs op van gebruik en relevante gebeurtenissen, behoudens tegenbewijs.

16. Overmacht

16.1 Overmacht

Onder overmacht valt mede: storingen bij derden waarvan Voxflow afhankelijk is (zoals cloudproviders, netwerkdienstverleners en AI-modelleveranciers), (D)DoS-aanvallen, overheidsmaatregelen, pandemieën, stakingen en wezenlijke wetswijzigingen.

16.2 Gevolgen

Verplichtingen worden opgeschort voor de duur van de overmacht. Betalingsverplichtingen van Klant worden niet opgeschort.

16.3 Duur en beëindiging

Indien overmacht langer dan 60 dagen voortduurt, mogen beide Partijen de Overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadeplichtigheid.

17. Sanctiewetgeving en exportcontrole

17.1–17.3

Klant gebruikt de Dienst niet in strijd met toepasselijke sanctiewetgeving, exportcontrolewetgeving of handelsbeperkingen. Klant stelt de Dienst niet beschikbaar aan personen, entiteiten of landen waarvoor sancties/handelsbeperkingen gelden. Voxflow mag bij (vermoeden van) overtreding de Dienst onmiddellijk opschorten en/of de Overeenkomst beëindigen.

18. Overdraagbaarheid

18.1 Door Voxflow

Voxflow mag haar rechten en verplichtingen overdragen aan een groepsmaatschappij of derde in het kader van fusie, overname of overdracht van de onderneming.

18.2 Door Klant

Klant mag rechten of verplichtingen niet overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Voxflow.

19. Referentiegebruik (publicity)

19.

Voxflow mag de naam en het logo van Klant gebruiken in een klantenlijst en marketingmateriaal als referentie, tenzij Klant hiertegen schriftelijk bezwaar maakt (opt-out). Voxflow gebruikt geen inhoudelijke case details of testimonials zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Klant.

20. Toepasselijk recht en geschillen

20.1 Toepasselijk recht

Op de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

20.2 Escalatie

Partijen spannen zich in om een geschil eerst in overleg op te lossen. Indien niet opgelost binnen 30 dagen na melding, staat het iedere Partij vrij het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter.

20.3 Bevoegde rechter

Geschillen worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar Voxflow statutair is gevestigd.

21. Deelbaarheid en voortbestaan

21.1 Deelbaarheid

Indien een bepaling nietig is of wordt vernietigd, blijven de overige bepalingen in stand.

21.2 Voortbestaan

Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om na beëindiging voort te duren, blijven van kracht (o.a. aansprakelijkheid, intellectuele eigendom, geheimhouding, gegevensbescherming, vrijwaring).

BIJLAGE 1 – PRIJZEN, PAKKETTEN EN ADD-ONS (indicatief)

Start

Instap pakket – basistelefonie met AI-afhandeling. Prijs: zie offerte/klantportaal.

Plus (meest gekozen)

Uitgebreide AI-afhandeling met prioriteit support en uitgebreide rapportages. Prijs: zie offerte/klantportaal.

Pro (Performance & Service)

Volledig pakket met SLA, maatwerk integraties en dedicated ondersteuning. Prijs: zie offerte/klantportaal.

Enterprise (custom)

Op maat samengesteld pakket met volumekortingen, maatwerkfunctionaliteiten en enterprise SLA.

Add-ons

• Extra integratie

• Extra telefoonnummer

• Premium stem / extra taal

• Extra gebruikers

• Minuten top-ups

• Maatwerk rapportages

Voxflow VOF · KvK: 42058907 · info@voxflow.nl · voxflow.nl · Algemene Voorwaarden v1.1