PRIVACYVERKLARING – VOXFLOW

Versie 1.1 · Laatst bijgewerkt: 11-06-2026

1. Wie zijn wij?

Voxflow VOF

Adres: Karveel 22-01, Lelystad

KvK-nummer: 42058907

BTW-nummer: NL869520003B01

E-mail: info@voxflow.nl | Security: security@voxflow.nl

Voxflow levert AI-gedreven telefonische klantenservice aan zakelijke klanten. In dat kader verwerken wij persoonsgegevens:

• Meestal als verwerker namens onze klanten (de klant is dan verwerkingsverantwoordelijke).

• In beperkte gevallen als verwerkingsverantwoordelijke, bijvoorbeeld voor onze website, sales/marketing richting zakelijke contactpersonen en contract- en facturatieadministratie.

Belangrijk: belt u met een organisatie die Voxflow gebruikt, dan is die organisatie in de regel uw eerste aanspreekpunt voor privacyvragen en het uitoefenen van uw rechten. Voxflow heeft geen Functionaris Gegevensbescherming (FG/DPO) aangesteld. Voor privacyvragen kunt u contact opnemen via privacy@voxflow.nl. Wij streven ernaar om binnen 30 dagen op privacyverzoeken te reageren.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

2.1 Bij gebruik van onze dienstverlening (namens klanten)

Wij kunnen (afhankelijk van de inrichting door de klant) de volgende gegevens verwerken:

• Telefoonnummer (caller ID) en eventueel naam (als dit in het gesprek wordt genoemd/gevraagd).

• Transcripties van gesprekken.

• Samenvattingen en labels/scores (bijv. intent, sentiment, KPI-tags) gekoppeld aan een call-id.

• Afspraak-, bestel- en reserveringsgegevens.

• Technische metadata (datum/tijd, gespreksduur, foutcodes, performance/latency).

• Audio: standaard slaan wij geen audio-opnames structureel op. Audio kan tijdelijk worden verwerkt voor afhandeling en/of transcriptie. Alleen indien de klant dit activeert kunnen audio-opnames worden opgeslagen (zie §7).

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens structureel. Incidenteel kan informatie zoals allergenen of dieetwensen in een gesprek voorkomen wanneer een beller dit zelf verstrekt.

2.2 Bij contact met Voxflow zelf (zakelijke contacten)

• Naam, functie en bedrijfsnaam.

• E-mailadres en telefoonnummer.

• Inhoud van communicatie (bijv. e-mails, supportvragen).

3. Herkomst van persoonsgegevens

Wanneer Voxflow optreedt als verwerker, ontvangen wij persoonsgegevens indirect via onze klanten. Wanneer Voxflow optreedt als verwerkingsverantwoordelijke (bijv. website/sales), ontvangen wij persoonsgegevens rechtstreeks van u.

4. Voor welke doeleinden verwerken wij persoonsgegevens?

• Het leveren van telefonische klantenservice namens onze klanten.

• Het aannemen en verwerken van afspraken, bestellingen en reserveringen (afhankelijk van inrichting en pakket).

• Support, kwaliteitsbewaking, foutafhandeling en incidentonderzoek.

• Technische analyse, beveiliging en misbruikpreventie.

• Klantspecifieke AI-verfijning/-verbetering (Groei-pakket) uitsluitend na expliciete opt-in.

• Afhandeling van zakelijke communicatie, vragen en het aangaan/uitvoeren van overeenkomsten met zakelijke contactpersonen.

• (Indien van toepassing) het versturen van product- en serviceberichten aan bestaande zakelijke relaties.

5. Rechtsgrond van de verwerking

5.1 Wanneer wij als verwerker optreden (dienstverlening aan klanten)

De klant (verwerkingsverantwoordelijke) bepaalt de toepasselijke rechtsgrond. Voxflow verwerkt uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies en de verwerkersovereenkomst (DPA).

5.2 Wanneer wij als verwerkingsverantwoordelijke optreden (website/zakelijke contacten)

• Uitvoering van een overeenkomst (bijv. klantrelatie, support, contract).

• Gerechtvaardigd belang (bijv. beveiliging, fraudepreventie, continuïteit).

• Wettelijke verplichting (bijv. fiscale bewaarplichten), indien van toepassing.

• Toestemming (bijv. voor cookies), indien vereist.

6. Verplichte verstrekking

Het verstrekken van bepaalde gegevens kan noodzakelijk zijn om een bestelling, reservering of verzoek correct te verwerken. Als gegevens niet worden verstrekt, kan het zijn dat de dienstverlening niet (volledig) kan worden geleverd.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en conform onze contractuele afspraken. Tenzij anders overeengekomen gelden de onderstaande maximale termijnen.

Dienstverlening (als verwerker) – standaard:

Zakelijke contacten (controller):

Zakelijke contactgegevens bewaren wij zolang dit nodig is voor de relatie en maximaal 24 maanden na het laatste contact, tenzij een langere termijn noodzakelijk is (bijv. lopend contract, geschil of wettelijke bewaarplicht).

8. AI en (gedeeltelijk) geautomatiseerde verwerking

Voxflow gebruikt AI om gesprekken te verwerken (bijv. transcriptie, samenvatting en intentherkenning). Er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming plaats met rechtsgevolgen voor betrokkenen zoals bedoeld in artikel 22 AVG.

• Algemene (cross-customer) modeltraining op klantgegevens is niet van toepassing.

• Klantspecifieke AI-training (Groei-pakket) vindt alleen plaats na expliciete opt-in van de klant en uitsluitend ten behoeve van die klant. Audio-opnames zijn uitgesloten van training.

Er vindt geen profilering plaats met het doel persoonlijke aspecten van betrokkenen te analyseren of te voorspellen. Waar labels/scores worden toegepast, gebeurt dit om gesprekken correct te routeren en/of te rapporteren voor kwaliteitsdoeleinden.

9. Delen van persoonsgegevens

Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met:

• Onze klanten (verwerkingsverantwoordelijken) voor wie wij de gesprekken afhandelen.

• Subverwerkers (zoals telefonie-, AI- en cloudproviders) die nodig zijn om de dienst te leveren.

• (Indien van toepassing) dienstverleners die ons ondersteunen bij bedrijfsvoering en beveiliging.

Met subverwerkers sluiten wij passende overeenkomsten. Een actuele lijst van subverwerkers is beschikbaar via: https://voxflow.nl/subprocessors

10. Doorgifte buiten de EU/EER

Onze primaire infrastructuur draait op Microsoft Azure West-Europe (Amsterdam, Nederland). Hierdoor blijven persoonsgegevens in beginsel binnen de EU/EER. Indien persoonsgegevens buiten de EU/EER worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend met passende waarborgen, zoals:

• Standard Contractual Clauses (SCC) goedgekeurd door de Europese Commissie.

• EU-US Data Privacy Framework (waar toepasselijk).

11. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• TLS-encryptie tijdens transport.

• Encryptie at rest waar mogelijk.

• Rolgebaseerde toegangscontrole (RBAC), least privilege en MFA.

• Logging en monitoring.

• Geheimhoudingsplicht voor medewerkers.

• Procedures voor beveiligingsincidenten en datalekken.

Wij evalueren en actualiseren beveiligingsmaatregelen periodiek, mede op basis van risico's en ontwikkelingen in de techniek.

12. Cookies

Op onze website gebruiken wij cookies en vergelijkbare technieken. Sommige cookies zijn strikt noodzakelijk; andere cookies plaatsen wij alleen met uw toestemming. Meer informatie staat in onze cookieverklaring: https://voxflow.nl/cookieverklaring.

13. Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben (afhankelijk van de situatie) rechten, waaronder:

• Inzage, rectificatie, verwijdering.

• Beperking van verwerking.

• Bezwaar.

• Gegevensoverdraagbaarheid.

Verzoeken kunnen worden ingediend via privacy@voxflow.nl. U kunt ook bezwaar maken tegen direct marketing; wij zullen dit bezwaar honoreren. Wanneer Voxflow als verwerker optreedt, zullen wij het verzoek doorsturen naar de betreffende klant (verwerkingsverantwoordelijke).

14. Klachten

U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

15. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen bij veranderingen in onze dienstverlening of wetgeving. De meest actuele versie is beschikbaar via onze website. Bij materiële wijzigingen zullen wij, waar passend, een melding op de website plaatsen.

Voxflow VOF · KvK: 42058907 · privacy@voxflow.nl · voxflow.nl · Privacyverklaring v1.5

Bijlage 1 – Lijst van Subverwerkers

In het kader van haar dienstverlening maakt Voxflow VOF gebruik van de volgende subverwerkers. Alle subverwerkers verwerken persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de in de onderstaande tabel omschreven doeleinden en op basis van een verwerkersovereenkomst of gelijkwaardige contractuele waarborg conform artikel 28 AVG.

Laatste update: 12-06-2026

Voxflow VOF behoudt zich het recht voor deze lijst te actualiseren bij wijziging van subverwerkers. Klanten worden hierover tijdig geïnformeerd conform de DPA. De actuele lijst is tevens beschikbaar op voxflow.nl/subprocessors.

Voxflow VOF · KvK: 42058907 · info@voxflow.nl · voxflow.nl · Privacyverklaring v1.1