Zakelijke voicemail inspreken: 9 voorbeeldteksten die wél werken

De voicemail is vaak het eerste wat een nieuwe klant van je hoort. Toch is hij meestal in een paar seconden ingesproken op de dag dat het nummer werd aangesloten, en daarna nooit meer aangeraakt. In dit artikel lees je wat een goede zakelijke voicemail onderscheidt, krijg je negen voorbeeldteksten die je direct kunt gebruiken en lees je hoe je hem opneemt zonder dat het klinkt alsof je een tekst voorleest.

Waarom de meeste voicemails niet werken

De standaardtekst "U spreekt met de voicemail van 06…" vertelt de beller niets: niet of hij goed zit, niet of er iemand terugbelt en niet wanneer. Zelf ingesproken berichten hebben vaak het omgekeerde probleem: ze zijn te lang. Een beller die net een minuut in de wacht heeft gestaan, luistert geen dertig seconden naar openingstijden en een adres.

Een bruikbare voicemail beantwoordt drie vragen, in deze volgorde:

1. Zit ik goed? Noem je bedrijfsnaam, en eventueel je eigen naam.
2. Wat moet ik doen? Vraag om naam, telefoonnummer en een korte omschrijving.
3. Wat gebeurt er nu? Zeg wanneer je terugbelt, en houd je daaraan.

Dat laatste punt is het belangrijkst. "We bellen je dezelfde dag terug" geeft een beller een reden om in te spreken in plaats van door te bellen naar een ander. Beloof alleen wat je ook echt waarmaakt: een gemiste belofte is erger dan een vage.

9 voorbeeldteksten

Pas de namen en tijden aan, en lees de tekst daarna een keer hardop. Klinkt een zin onnatuurlijk uit jouw mond, verander hem dan in hoe jij het zou zeggen.

1. Algemeen, tijdens werktijd

"Hoi, je spreekt met [bedrijfsnaam]. We zijn even niet bereikbaar. Spreek je naam, nummer en waar het over gaat in, dan bellen we je vandaag nog terug."

2. Formeel, met u

"Goedendag, u spreekt met [bedrijfsnaam]. Op dit moment kunnen wij uw gesprek niet aannemen. Laat u uw naam, telefoonnummer en een korte toelichting achter? Wij nemen binnen één werkdag contact met u op."

3. Buiten openingstijden

"Je belt [bedrijfsnaam] buiten onze openingstijden. We zijn er weer op werkdagen vanaf [tijd]. Spreek je gegevens in, dan bellen we je de volgende werkdag als eerste terug."

4. Zzp'er die op locatie werkt

"Hoi, met [naam] van [bedrijfsnaam]. Ik ben aan het werk bij een klant en kan nu niet opnemen. Laat je naam en nummer achter, dan bel ik je terug zodra ik klaar ben, uiterlijk vanavond."

5. Met een spoedlijn

"Je spreekt met [bedrijfsnaam]. Heb je een storing of spoed? Bel dan [spoednummer]. Voor al het andere: spreek je naam en nummer in, dan bellen we je binnen een werkdag terug."

Noem het spoednummer als eerste. Wie spoed heeft, wil niet eerst de rest afluisteren.

6. Met een verwijzing naar je website

"Hoi, je spreekt met [bedrijfsnaam]. Wil je een afspraak maken? Dat kan ook direct op [website]. Voor andere vragen: spreek je naam en nummer in, dan bellen we je vandaag terug."

Spreek een webadres langzaam en zonder "www" uit. Kies alleen een adres dat makkelijk te onthouden is.

7. Vakantie of sluiting

"Je spreekt met [bedrijfsnaam]. We zijn met vakantie tot en met [datum]. Vanaf [datum] zijn we weer bereikbaar. Spreek je naam en nummer in, dan bellen we je in die week terug."

Zet een herinnering in je agenda om deze tekst na de vakantie weer terug te zetten. Een verlopen vakantiebericht in maart doet meer kwaad dan helemaal geen bericht.

8. Klein team, druk moment

"Je spreekt met [bedrijfsnaam]. Alle collega's zijn op dit moment in gesprek of met een klant bezig. Laat je naam en nummer achter, dan bellen we je binnen een uur terug."

9. Engelstalig, voor internationale bellers

"Hi, you've reached [bedrijfsnaam]. We can't take your call right now. Please leave your name, number and a short message, and we'll call you back within one working day."

Krijg je regelmatig buitenlandse bellers, zet dan eerst de Nederlandse en daarna in één zin de Engelse tekst. Twee volledige versies achter elkaar worden snel te lang.

Zo spreek je hem in

• Sta op en glimlach. Het klinkt als een cliché, maar je stem wordt er merkbaar levendiger van.
• Kies een stille ruimte. Geen auto, geen open kantoor, geen keuken met een koelkast die bromt. Een kamer met gordijnen of een kast vol kleding dempt galm.
• Praat iets langzamer dan normaal. Telefoongeluid is gecomprimeerd, en snelle zinnen vallen weg. Vooral bij nummers en webadressen.
• Neem drie versies op en luister ze terug via een andere telefoon. Zo hoor je wat een beller hoort.
• Geen muziek eronder. Achtergrondmuziek klinkt via een telefoonlijn al snel blikkerig en maakt je stem slechter verstaanbaar.

Waar je hem instelt

Bij een mobiel nummer bel je meestal je eigen voicemail en kies je in het menu voor "begroeting wijzigen". Het exacte nummer en menu verschilt per provider; je vindt het in de app of op de klantenservicepagina van je provider. Bij een vaste of VoIP-lijn stel je de begroeting vaak in via de beheeromgeving van je telefonieaanbieder, waar je soms ook een audiobestand kunt uploaden.

Controleer daarnaast na hoeveel seconden een oproep naar de voicemail gaat. Bij veel providers is dat standaard rond de twintig seconden. Wil je bellers liever eerst naar een collega of een telefoonservice sturen, lees dan zakelijke telefoon doorschakelen.

Na de voicemail: het terugbellen

Een goede voicemail is maar de helft. De andere helft is wat je met de berichten doet. Een paar gewoontes die helpen:

• Luister berichten op vaste momenten af, bijvoorbeeld in de lunch en aan het eind van de dag.
• Bel terug binnen de tijd die je in je begroeting noemt.
• Krijg je een gemiste oproep zonder bericht? Bel ook dat nummer terug. Veel mensen spreken niets in, maar willen wel geholpen worden.

Wanneer een voicemail niet meer genoeg is

Een voicemail werkt goed zolang de meeste bellers inspreken en je ze snel terugbelt. Merk je dat je vaak oproepen zonder bericht mist, of dat je 's avonds een rij terugbelverzoeken hebt waar je niet doorheen komt, dan loont het om te kijken naar opties waarbij er wél iemand opneemt. In gemiste oproepen voorkomen lees je welke mogelijkheden er zijn, en in wat kost een telefoonservice? wat die ongeveer kosten.

Een van die opties is een AI-receptionist zoals VoxFlow, die de telefoon opneemt, vragen beantwoordt en afspraken in je agenda zet. Wil je weten hoe dat klinkt bij jouw bedrijf? Je kunt het twee weken gratis proberen.